Di era dimana perubahan terjadi begitu cepat seperti sekarang ini, rancangan organisasi merupakan sebuah aktivitas keseharian yang terus berlanjut dan memberikan tantangan bagi para eksekutif, baik yang menangani perusahaan-perusahaan dunia maupun tim kerja berskala kecil. Globalisasi, kompetisi dunia, deregulasi, dan teknologi-teknologi baru menjadi penentu dilakukannya penilaian ulang yang kontinyu terhadap organisasi. Respons para eksekutif telah melahirkan banyak bentuk-bentuk organisasi yang baru seperti organisasi virtual, organisasi pembelajaran, organisasi seluler, jaringan, aliansi, dan lain-lain. Bentuk-bentuk organisasi yang baru menuntut cara-cara baru dalam mengorganisirnya agar menjadi efektif dan efisien. Meski demikian, prinsip-prinsip desain pokok masih mendasari semua organisasi yang berfungsi dengan baik. Organisasi masih memerlukan sebuah desain formal. Prinsip-prinsip pokok itu adalah: Apa yang menjadi tujuan kita? Apa tugas pokok kita? Siapa yang membuat keputusan? Bagaimana struktur komunikasi, dan apa struktur insentifnya?
Desain organisasi harus dipilih berdasarkan kontes khusus, dan lebih lanjut bahwa deskripsi konteks harus multi-dimensi, mencakup komponen struktural dan komponen manusia. Komponen struktural desain organisasi mencakup tujuan, strategi, dan struktur. Sedangkan komponen manusia mencakup proses kerja, anggota, koordinasi dan kontrol, dan mekanisme-mekanisme insentif. Secara bersama-sama, komponen-komponen ini menjadi pendekatan holistik untuk mengatasi tantangan desain organisasi.
Desain organisasi dimulai dengan tujuan organisasi, dan dari sini kita berangkat dari atas ke bawah, dengan mempertimbangkan strategi, struktur, proses, anggota, koordinasi, dan kontrol. Ini adalah pendekatan atas-ke-bawah (top-down) terhadap desain organisasi. Kita dapat memulai proses desain dengan menggunakan pendekatan terbalik, yakni dengan terlebih dahulu menentukan bagaimana kita ingin mengkoordinasikan dan mengontrol tugas-tugas kerja dan kemudian merancang organisasi dari bawah ke atas. Tetapi pendekatan ini akan menghilangkan beberapa desain baik yang mungkin karena tugas organisasi bisa dipengaruhi oleh tujuan dan strateginya. Dengan demikian dianjurkan pendekatan atas-ke-bawah.
Tinjauan pengolahan-informasi
Tinjauan pengolahan-informasi menggunakan logika berikut. Sebuah organisasi menggunakan informasi untuk mengkoordinasikan dan mengontrol aktivitas-aktivitasnya dalam menghadapi ketidakpastian. Dengan mengolah informasi, organisasi akan melihat apa yang terjadi, menganalisis masalah, dan membuat pilihan-pilihan tentang apa yang harus dilakukan, dan menyampaikannya ke orang lain. Pengolahan informasi merupakan sebuah cara untuk memandang sebuah organisasi dan desainnya. Sistem informasi dan manusia memiliki kapasitas untuk mengolah informasi, tetapi “kapasitas ini bukannya tidak terbatas dan kelangkaan kemampuan penanganan-informasi merupakan sebuah poin penting untuk memahami perilaku individu dan organisasi”.
Organisasi merupakan sebuah satuan pengolahan informasi. Degan demikian, kita ingin merancang organisasi sehingga dapat mengolah informasi secara efektif dan efisien. Masalah mendasar adalah membuat sebuah desain organisasi yang cocok dengan permintaan organisasi anda akan pengolahan informasi dengan kapasitas pengolahan informasinya. Ketidakpastian tugas (atau kerja) bisa timbul dari teknologi perusahaan dan lingkungan bisnis dimana perusahaan beroperasi (Thompson, 1967) serta sumber-sumber lain. Jika tuntutan pengolahan informasi datang dari berbagai tugas rutin yang terprediksi dengan fokus efisiensi, maka formalisasi dalam bentuk aturan-aturan dan program-program bisa meningkatkan jumlah tugas yang bisa ditangani. Ketidakpastian tugas cukup rendah, sehingga aturan-aturan dan program-program digunakan untuk mengatur pengecualian.
Organisasi bisa mengurangi kebutuhan akan pengolahan informasi atau meningkatkan kapasitasnya untuk mengolah informasi (Galbraith, 1974). Sebagai contoh, jika organisasi menggunakan pendekatan inventaris just-in-time (JIT), yang memerlukan koordinasi tepat, maka organisasi bisa bergeser untuk memiliki inventaris penyangga. Inventaris penyangga menggantikan pengolahan informasi yang diperlukan untuk JIT. Contoh lain, dalam organisasi hirarkial, pengolahan informasi hirarkial bisa ditingkatkan dengan investasi dalam sebuah sistem informasi vertikal. Sebuah sistem informasi bisa meningkatkan kecepatan dan jumlah informasi yang bisa dipertukarkan. Diperkenalkannya satelit-satelit, jaringan komputer informasi, Internet dan sistem-sistem lain yang terpadu.
Memilih sebuah organisasi untuk analisis
Untuk tujuan analisis anda harus memikirkan tentang definisi sebuah organisasi dalam sudut pandang teoritis. Secara teoritis organisasi bisa didefinisikan sebagai “satuan sosial yang terkoordinasi secara sadar, dengan batasan-batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang berfungsi relatif kontinyu untuk mencapai sebuah tujuan umum atau sekumpulan tujuan” (Robbins, 1990).
Sekarang pilihlah sebuah organisasi untuk mengkaji desain organisasi tersebut. Organisasi ini bisa berupa tim, departemen, divisi, atau perusahaan secara utuh, atau bahkan sekumpulan perusahaan. Organisasi yang anda pilih akan menjadi unit analisis.
Menentukan ruang lingkup organisasi
Mari kita memulai dengan sebuah penjelasan singkat bagaimana anda harus memperluas masalah desain organisasi anda. Ini merupakan titik awal yang penting untuk analisis. Kita menggunakan istilah “organisasi” atau “perusahaan” sebagai istilah umum yang mewakili tim, unit bisnis, perusahaan, atau korporasi yang lebih besar.
Desain organisasi melibatkan dua masalah yang saling melengkapi, yaitu: (1) bagaimana membagi sebuah tugas besar menjadi sub-sub tugas yang lebih kecil, dan (2) bagaimana mengkoordinasikan sub-sub tugas yang lebih kecil ini sehingga sinergis dalam merealisasikan secara efisien tugas dan tujuan organisasional yang lebih besar. Tugas-tugas yang lebih kecil harus ditentukan dan ditata sedemikian rupa sehingga memungkinkan dilakukannya koordinasi yang efektif. Sebagai contoh, General Motor dan IBM diurai menjadi divisi-divisi dan departemen-departemen. Untuk sebuah tim proyek, tugas proyek harus diurai menjadi tugas-tugas individual. Tugas-tugas yang lebih kecil kemudian dipadukan sehingga perusahaan atau proyek besar merealisasikan tujuan-tujuan yang diinginkan. Pada semua organisasi, masalah-masalah pembagi-bagian tugas-tugas besar dan memadukan tugas-tugas kecil akan terus berulang dalam berbagai bentuk.
Menilai tujuan-tujuan organisasi
Kita harus memulai dengan menilai relatif pentingnya kedua tujuan mendasar, efisiensi dan efektifitas, terhadap organisasi. Efisiensi adalah fokus utama terhadap input, penggunaan sumber daya, dan biaya. Efektifitas lebih berfokus pada output, produk, atau jasa, dan pendapatan. Ini adalah prioritas-prioritas yang berkompetisi. Beberapa organisasi memberikan prioritas yang lebih tinggi terhadap efisiensi, dengan berfokus pada peminimalan biaya produksi barang atau jasa. Organisasi lain menekankan efektifitas, dengan berfokus pada pendapatan atau meraih inovasi terdepan dalam pasar. Semua organisasi menilai efisiensi dan efektifitas sebagai dua hal yang sama pentingnya, tetapi pertanyaannya adalah: yang mana yang lebih diprioritaskan. Perusahaan-perusahaan yang memiliki sumber-daya banyak, seperti 3M Corporation atau perusahaan biotech, sebagian besar berfokus pada efektifitas. Beberapa organisasi berfokus secara simultan terhadap efisiensi yang tinggi dan efektifitas yang tinggi, seperti Singapore Airlines dan General Electric.
Kebanyakan eksekutif ingin mendapatkan keseimbangan antara efisiensi dan efektifitas, dan hampir setiap orang setuju bahwa organisasi-organisasi moderen harus berfokus pada kedua dimensi ini. Tetapi bagaimana mendapatkan keseimbangan? Keseimbangan dapat dicapai dari waktu ke waktu dan tidak secara simultan. Disisi lain, banyak manajer yang menyebutkan bahwa fokus efisiensi-efektifitas selalu berjalan simultan, walaupun penekanannya bisa bervariasi.
Cara mendapatkan keseimbangan cukup penting. Solusi untuk menyeimbangkan bisa berupa salah satu subunit organisasi efisien dan subunit lainnya efektif; salah satu subunit melakukan operasi sekarang sedangkan yang lainnya berfokus pada inovasi. Tetapi pendekatan seperti ini bisa tidak berfungsi. Ringkasnya, pilihan sebuah pernyataan tujuan dalam kaitannya dengan efisiensi dan efektifitas memiliki dampak besar untuk permintaan pengolahan informasi dan kapasitas sebuah organisasi. Pernyataan tujuan efisiensi-efektifitas untuk perusahaan anda akan sangat mempengaruhi pilihan desain organisasi yang cocok.
Pertanyaan-pertanyaan diagnostik
Untuk memulai proses desain organisasi, pilih unit analisis dan gunakan metode setahap-demi-setahap: tingkatan manajemen teratas sebuah perusahaan besar, perusahaan kecil, divisi dalam perusahaan besar, departemen atau proyek. Dengan demikian, disarankan untuk memulai dengan seluruh perusahaan dengan mengambil pendekatan dari atas-ke-bawah untuk mendapatkan analisis lengkap. Mulailah pada tingkat eksekutif organisasi, terus lakukan proses desain lima-tahapan, dan kemudian ulangi proses untuk masing-masing departemen atau divisi bisnis. Tentunya pendekatan anda mungkin tidak mencakup total perusahaan. Tetapi saran kami mulailah pada tingkat teratas unit yang sedang anda pertimbangkan.
Selanjutnya, nilai apakah organisasi terletak pada diagram efisiensi/efektifitas pada Gambar 1.2. Tuliskan argumen-argumen untuk lokasi dengan menggunakan kosa-kata perusahaan anda. Selanjutnya anda perlu mempertimbangkan untuk membuat perubahan-perubahan. Jawab pertanyaan-pertanyaan berikut.
1.Apa unit analisis untuk pendekatan setahap-demi-setahap?
2.Apa yang dilakukan organisasi? Apa aktivitas kerjanya yang utama?
3.Bagaimanakah skor organisasi terhadap efisiensi
1 2 3 4 5
Sangat rendah sedang sangat tinggi
4.Bagaimana skor organisasi terhadap efektifitas?
1 2 3 4 5
Sangat rendah sedang sangat tinggi
5.Plotkan organisasi dalam grafik efisiensi/efektifitas pada gambar 1.2
6.Dimana organisasi anda kemungkinan berada pada grafik efisiensi/efektifitas pada gambar 1.2?
Ketidakcocokan dan keseimbangan dimensi-dimensi desain yang berkompetisi
Beberapa penelitian (Burton dkk., 2004; Burton & Obel, 2004) telah menunjukkan bahwa tatanan sebuah desain organisasi yang baik akan menghasilkan kinerja yang hebat. Banyak eksekutif yang menginginkan organisasinya berada pada efisiensi dan efektifitas tinggi. Ini mungkin saja dan bisa menjadi sebuah keinginan, tetapi ruang desain ini sulit untuk dikembangkan dan dipertahankan.
Penting bagi anda untuk menyelesaikan seluruh tahapan proses desain dan sub-sub komponennya untuk menentukan kecocokan yang baik diantara berbagai komponen dari desain organisasi anda. Sebuah pendekatan parsial, menyelesaikan hanya beberapa tahapan tetapi tidak lainnya, tidak akan optimal. Sebagai contoh, jika anda menilai strategi organisasi tetapi bukan proses atau koordinasinya, anda tidak akan dapat melihat apa yang diperlukan agar strategi bisa direalisasikan secara efektif. Hanya ketika gambaran desain organisaisonal lengkap baru ini dapat membantu.
Ringkasan
Bab ini memperkenalkan pendekatan bertahap untuk desain organisasional berdasarkan pendekatan multi-kontingensi (Burton & Obel, 2004). Kita membahas cakupan proses desain, yang mencakup pilihan unit analisis dan memutuskan dimana posisi organisasi anda dan/atau kemungkinan terletak pada diagram efisiensi/efektifitas. Ide mendasar untuk memandang organisasi dari sebuah perspektif pengolahan informasi juga disajikan. Lebih lanjut, serangkaian pertanyaan yang harus anda jawab untuk organisasi (unit analisis) telah menjadi titik awal untuk desain organisasi.
0 comments:
Post a Comment