Pemilihan konfigurasi perusahaan – yang terkadang disebut struktur atau arsitektur perusahaan – merupakan keputusan yang sangat penting bagi para eksekutif. Tahap selanjutnya dalam pendekatan setahap-demi-setahap adalah memilih konfigurasi dan memutuskan kompleksitas organisasional yang akan memungkinkan perusahaan anda untuk berkinerja baik dalam mencapai tujuan-tujuannya. Pemilihan konfigurasi yang buruk mengarah pada hilangnya peluang yang bisa mengancam efisiensi dan efektifitas jangka-pendek organisasi serta eksistensi jangka panjangnya.
Konfigurasi perusahaan menjelaskan kepada kita bagaimana perusahaan tersebut membagi tugas-tugas besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil baik dengan spesialisasi atau produk, dan kemudian juga menunjukkan pola-pola komunikasi formal. Ada beberapa pilihan konfigurasi bagi sebuah perusahaan. Disini kita akan meninjau pilihan-pilihan konfigurasi dasar dan bagaimana konfigurasi tersebut mengatasi pertanyaan-pertanyaan mendasar tentang desain perusahaan.
Kompleksitas organisasional perusahaan lebih jauh merinci desain organisasi. Sebagai contoh, berapa banyak subunit yang ada? Jumlah departemen yang harus ditentukan serta jumlah level vertikal dalam hierarki.
Konfigurasi
Dalam literatur tentang desain organisasi, ada dua dimensi pokok yang telah digunakan untuk membedakan konfigurasi-konfigurasi dasar, yaitu: orientasi produk/jasa/pelanggan dan spesialisasi fungsional. Kedua dimensi konfigurasi ini (dimensi produk dan dimensi fungsional) melahirkan empat konfigurasi dasar seperti ditunjukkan pada gambar 4.1. Keempat konfigurasi dasar tersebut adalah: konfigurasi sederhana, fungsional, divisional, dan matriks (Miles & Snow, 1978).
Keempat konfigurasi ini memiliki skor yang berbeda berdasarkan dimensi produk/jasa/pelanggan dan dimensi spesialisasi fungsional. Pada gambar 4.1 kita bisa melihat bahwa keempat konfigurasi terletak pada dua dimensi: dimensi produk/jasa/pelanggan pada sumbu horizontal dan dimensi spesialisasi fungsional pada sumbu vertikal. Konfigurasi sederhana terdapat pada tingkatan rendah pada dimensi produk/jasa/pelanggan dan juga rendah pada dimensi spesialisasi fungsional. Konfigurasi fungsional juga rendah pada dimensi produk/jasa/pelanggan, tetapi tinggi pada dimensi fungsional. Konfigurasi divisional adalah sebaliknya: tinggi pada dimensi produk/jasa/pelanggan, tetapi rendah pada dimensi spesialissi. Dan terakhir, konfigurasi matriks tinggi pada kedua dimensi, berarti bahwa diperlukan kapasitas pengolahan informasi yang tinggi untuk mencapai sasaran-sasaran efisiensi dan efektifitas. Selanjutnya kita akan membahas keempat konfigurasi ini dimulai dengan konfigurasi sederhana.
Konfigurasi sederhana
Konfigurasi sederhana memiliki posisi yang rendah pada dimensi produk/jasa/pelanggan dan rendah pada dimensi spesialisasi fungsional. Konfigurasi sederhana biasanya merupakan perusahaan kecil, yang terdiri dari seorang eksekutif dan mungkin ada beberapa anggota lain. Eksekutif menjelaskan kepada anggota lainnya apa yang harus dilakukan dan mengatur operasi yang terus berlangsung. Masing-masing karyawan tidak memiliki tugas khusus atau aktivitas khusus yang harus dilaksanakan, mereka juga tidak memiliki pembagian kerja yang jelas. Eksekutif memiliki posisi sentral dalam aliran informasi, membuat keputusan, mengkoordinasikan aktivitas karyawan, dan mengontrol operasi. Eksekutif juga berhubungan langsung dengan pasar, pelanggan, penyuplai, dan klien perusahaan. Gambar 4.3 menunjukkan sebuah bagan organisasi dengan konfigurasi sederhana.
Konfigurasi sederhana cukup fleksibel tetapi biasanya tidak efisien atau efektif. Efisiensi spesialiasi tidak terwujud, karena para karyawan diminta untuk melakukan banyak tugas yang mereka mungkin tidak memiliki keahlian penuh untuk itu. Konfigurasi sederhana sangat tergantung pada visi eksekutif bagi orientasi efektifitasnya. Eksekutif memegang kendali penuh terhadap semua apa yang terjadi dalam konfigurasi sederhana. Jika eksekutif menggunakan waktu dengan baik, membuat keputusan yang baik, dan melakukan koordinasi aktivitas dengan baik, maka konfigurasi sederhana akan mengarah pada kinerja yang baik. Tetapi jika eksekutif overload dan gagal dalam melakukan salah satu tugas ini, maka kinerja perusahaan akan buruk.
Konfigurasi fungsional
Konfigurasi fungsional berada di posisi rendah pada dimensi produk/jasa/pelanggan dan di posisi tinggi pada dimensi spesialisasi fungsional. Fokus kerja didasarkan pada spesialiasi fungsional.
Konfigurasi fungsional lebih kompleks dalam hal pengolahan informasi dibanding konfigurasi sederhana. Pada konfigurasi fungsional, ada beberapa manajer departemen dengan subunit khusus, masing-masing memiliki pekerjaan yang telah ditentukan. Eksekutif tetap memiliki posisi sentral dalam organisasi untuk aliran informasi ke dan dari atas, membuat keputusan, dan mengkoordinasikan aktivitas dari sub-sub unit.
Gambar 4.3 menunjukkan sebuah skema organisasi yang menggambarkan konfigurasi fungsional yang memiliki departemen fungsional: departemen suplai, produksi, dan penjualan. Fungsi-fungsi lain bisa ditambahkan berupa operasi, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia.
Kelebihan utama konfigurasi fungsional adalah bahwa spesialisasi memberikan dasar pertimbangan untuk menunjuk individu dan subunit melakukan tugas tertentu yang telah mereka pelajari agar mereka melakukannya dengan efisien. Seperti pada konfigurasi sederhana, eksekutif dalam konfigurasi fungsional berada pada posisi sentral dan bisa overload jika lingkungan tidak dapat diprediksi. Jika penyesuaian dan perubahan tugas kerja diperlukan, situasi bisa menjadi sulit. Konfigurasi fungsional cukup efisien untuk aktivitas-aktivitas yang tidak berubah; akan tetapi, efisiensi tersebut hilang apabila diperlukan perubahan cepat. Konfigurasi fungsional merupakan pilihan yang baik jika anda menginginkan organisasi beroperasi dengan efisiensi dan presisi tinggi. Konfigurasi ini bekerja dengan baik untuk tugas-tugas yang berulang dan dalam volume besar.
Konfigurasi divisional
Konfigurasi divisional memiliki posisi tinggi pada dimensi produk/jasa/pelanggan dan rendah pada dimensi spesialisasi. Disini fokus tidak terlalu banyak untuk spesialisasi internal tetapi lebih banyak pada produk dan jasa luar yang dihasilkan perusahaan, atau terhadap pelanggan yang dilayaninya.
Ada tingkatan eksekutif yang mengawasi semua subunit yang relatif tidak saling bergantung satu sama lain. Masing-masing subunit, yang biasa disebut divisi, memiliki urusan sendiri, seringkali ditata sebagai sebuah konfigurasi sederhana atau fungsional dalam subunit tersebut. Masing-masing divisi berfokus eksternal dan memiliki pasar dan pelanggan sendiri. Masing-masing divisi mengejar target sendiri dalam koridor kebijakan perusahaan pusat. Hubungan yang paling penting adalah finansial, dimana setiap divisi memiliki tujuan finansial sendiri, mendapatkan dana operasional serta dana investasi jangka panjang. Eksekutif teratas membuat kebijakan untuk divisi-divisi tersebut. Dalam setiap divisi, organisasi bisa dikonfigurasikan sebagai konfigurasi sederhana atau fungsional bahkan antara divisi. Gambar 4.4 menunjukkan konfigurasi divisional dimana aliran produk dan aliran informasi telah ditambahkan.
Kelebihan konfigurasi divisional adalah bahwa konfigurasi ini bertujuan untuk menjadi efektif dengan fokus eksternal terhadap produk, pelanggan, atau wilayah. Konfigurasi divisional lebih responsif terhadap pasar dibanding konfigurasi fungsional. Kekurangannya adalah setiap divisi relatif independen tidak tergantung dengan divisi lain dalam operasi dan pasar. Konfigurasi divisional tidak menangani saling ketergantungan antar-divisi. Bagi konfigurasi divisional, eksekutif teratas adalah pusat finansial dan keuangan perusahaan. Jika saling ketergantungan divisi meningkat, eksekutif bisa menjadi overload dengan memecahkan isu-isu antar-divisi. Tujuannya adalah memberikan interdependensi minimal kepada divisi-divisi.
Konfigurasi matriks
Konfigurasi matriks memiliki posisi tinggi pada kedua dimensi (dimensi produk/jasa/pelanggan dan dimensi spesialisasi), berarti bahwa diperlukan kapasitas pengolahan informasi yang tinggi untuk mencapai tujuan efisiensi dan efektifitas. Ada hirarki fungsional dan hirarki divisional untuk satu perusahaan. Eksekutif teratas bertanggungjawab untuk dimensi fungsional dan divisional – untuk membuat kebijakan, menentukan prioritas, dan memecahkan konflik diantara sub-sub unit. Eksekutif teratas tidak terlibat dalam rincican operasi, tetapi benar-benar mengawasi perusahaan secara keseluruhan. Kebanyakan masalah koordinasi yang sulit ditangani oleh manajer matriks, yakni mereka yang menghubungkan antara divisi-divisi lateral dan hirarki fungsional. Gambar 4.5 mengilustrasikan sebuah matriks dimana spesialisasi fungsional dikombinasikan dengan orientasi produk untuk menghasilkan koordinasi fungsi lintas kelompok-kelompok produk. Seperti ditunjukkan pada gambar 4.5, konfigurasi matriks memerlukan koordinasi simultan untuk unit-unit khusus dalam proyek, produk, jasa, atau pelanggan yang dilayani perusahaan.
Konfigurasi matriks bisa sangat fleksibel, mengatasi informasi baru dan menyesuaikan diri dengan situasi baru secara cepat untuk memanfaatkan sumber daya yang terbatas dalam memenuhi prioritas-prioritas perusahaan. Kelebihannya adalah bahwa matriks bisa mewujudkan efisiensi dari bentuk fungsional dan efektifitas dari bentuk divisional. Jika konfigurasi ini bekerja dengan baik, efisiensi sekaligus efektifitas akan dihasilkan. Tetapi ketika konfigurasi ini tidak ditangani dengan baik, hasilnya bisa tidak efisien sekaligus tidak efektif. Konfigurasi matriks memerlukan keahlian manajerial yang mencakup sebuah fokus terhadap perusahaan secara keseluruhan serta fungsi atau divisi masing-masing, penerimaan ketidakpastian, kerelaan untuk menegosiasikan solusi yang realistis, dan fokus terhadap hasil.
Ketika efisiensi dan efektifitas keduanya diperlukan, konfigurasi matriks adalah pilihan yang tepat. Matriks biasanya lebih mahal untuk ditangani ketimbang sebuah hirarki karena ada lebih banyak manajer, lebih banyak informasi, dan lebih banyak koordinasi rumit yang harus dilakukan. Lebih jauh, para manajer harus mempertimbangkan dan mengatasi berbagai pertimbangan yang secara simultan memiliki efek keseluruhan serta efek terhadap subunit.
Perlu ditekankan bahwa matriks juga bisa mengarah pada kinerja yang buruk. Koordinasi ganda lintas fungsi dan divisi bisa menyebabkan konflik prioritas antara para manajer subunit. Jika manajemen konflik memerlukan banyak keterlibatan eksekutif, maka kelebihan utama dari konfigurasi matriks tidak ada lagi.
Kompeksitas organisasional
Kompleksitas organisasional merupakan sebuah karakteristik dari struktur organisasi. Kompleksitas organisasi adalah diferensiasi vertikal dan horizontal manajemen tugas dalam perusahaan. Ini menyangkut bagaimana konfigurasi perusahaan diuraikan menjadi beberapa subunit. Secara kasarnya bisa dianggap sebagai panjang dan lebar sebuah hirarki. Ada dua dimensi kompleksitas organisasi yaitu: diferensiasi horizontal, atau lebar, dan diferensiasi vertikal, atau tinggi. Diferensiasi horizontal adalah derajat spesialisasi tugas lintas hirarki; diferensiasi vertikal adalah kedalaman hirarki – dari atas ke bawah.
Seperti ditunjukkan pada gambar 4.6, pilihan-pilihan berkenaan dengan derajat diferensiasi horizontal dan diferensiasi vertikal menghasilkan empat tipe kompleksitas organisasi yaitu: menggumpal, tinggi, datar, dan simetris. Selanjutnya kita akan membahas keempat tipe kompleksitas ini pada dimensi horizontal dan vertikal.
Kompleksitas menggumpal
Jika perusahaan tidak secara formal membagi pekerjaannya ke dalam sub-sub unit, maka perusahaan ini mungkin bersifat menggumpal. Perusahaan ini memiliki posisi rendah pada diferensiasi vertikal dan diferensiasi horizontal. Kompleksitas tipe menggumpal memiliki sedikit spesialisasi tugas; perusahaan bisa sangat fleksibel dan merespon cepat terhadap perubahan yang terjadi.
Kompleksitas tinggi
Perusahaan tinggi memiliki posisi rendah pada diferensiasi horizontal dan tinggi pada diferensiasi vertikal. Perusahaan tinggi memiliki manajemen menengah yang besar yang berfokus pada pemrosesan informasi – arahan dan informasi berjalan dari atas dan secara tepat diterima oleh level yang lebih rendah dalam hirarki; dan informasi rinci dari bawah dan merangkum dan menginterpretasinya untuk eksekutif teratas. Manajemen menengah menghubungkan eksekutif dengan level tugas khusus, yakni eksekutif teratas dengan pabrik atau pekerja jasa; CEO dengan programmer.
Kompleksitas datar
Perusahaan datar memiliki posisi tinggi pada diferensiasi horizontal dan rendah pada diferensiasi vertikal. Ada lebih sedikit manajer menengah (atau subunit) untuk dikoordinasikan antara eksekutif teratas dan level bawah dalam organisasi. Biasanya, manajer-manajer tengah ini tidak berfokus pada operasi-operasi rinci yang memerlukan banyak waktu dan perhatian. Mereka berfokus pada alokasi sumber daya, kebijakan umum, dan finansial. Kelebihan utama struktur organisasional datar adalah bahwa setiap unit memiliki otonomi untuk berfokus pada pekerjaannya masing-masing.
Kompleksitas simetris
Perusahaan simetris memiliki posisi tinggi pada diferensiasi horizontal dan tinggi pada diferensiasi vertikal. Ini berarti bahwa pekerjaan organisasi diurai menjadi banyak tugas khusus serta banyak level pelaporan vertikal. Untuk mengatasi masalah organisasi datar, dimana level eksekutif harus mengolah informasi yang dihasilkan oleh masing-masing subuni berbasis tugas, sebuah level menengah dibuat yang bertugas mengumpulkan pekerjaan dari bawah ke atas dan memfasilitas aliran informasi dari atas ke bawah.
Ringkasan
Dalam bab ini, anda telah menilai konfigurasi organisasi anda dan kompleksitas organisasional dan mempertimbangkan bagaimana ini terkait dengan strategi, lingkungan dan tujuan perusahaan anda. Ada empat konfigurasi: sederhana, fungsional, divisional, dan matriks; dan ada empat tipe kompleksitas; menggumpal, tinggi, datar, dan simetris. Kita membahas bagaimana konfigurasi perusahaan anda dan kompleksitasnya harus dirancangan sehingga dapat meningkatkan kemungkinan perusahaan mencapai tujuan, dengan lingkungan dan strategi perusahaan yang ada. Jika ada ketidakcocokan diantara komponen-komponen desain, maka anda harus mempertimbangkan bagaimana ini bisa dirubah untuk meluruskannya.
0 comments:
Post a Comment